如何编写商务电子邮件

Published On: 02/09/20220 min read1 words

你需要知道如何编写一封商务电子邮件吗?你需要记住的主要事项是保持思路清晰、专业、简洁和有礼貌。

如何编写一封商务电子邮件

你在商务电子邮件中的写作方式与学术写作完全不同。学术写作具有以第三人称书写的正式风格。商务写作比较轻松,可以从任何角度来书写。

书写商务电子邮件的指南

当你需要知道如何编写一封商务电子邮件时,请记住以下几点:

  • 使用不超过25个单词的短句。你的目的是沟通,而不是用长句打动人。想一想你想说什么,并尽可能地用较少的词来传达你的想法。
  • 使用主动语态而不是被动语态,使你的文章更有影响力,更有力度和更清晰。例如:被动式=”这个视频应该被所有人看到”。主动式=”每个人都应该观看此视频”。主动语态使用的字数更少,而且更清晰。主动语态使用动词,如:改进、决定、激励、报告、检查、组织、设计、解决、启动或培训。
  • 除了使用主动语态使你的写作更有力之外,你还需要避免使用某些削弱你语气的词。这些词包括:大概、会、可能。你要表现得有力而直接,而不是含糊不清。
  • 商务写作应该主要是关于要做的事情,而不是专注于想法。不要说 “我认为 “或 “我相信”,而应说 “我建议”。这使你的写作更有活力。

电子邮件技巧

现在你已经对如何编写商务电子邮件有了一个很好的了解,让我们来看看关于商务电子邮件沟通的一些事项。你需要知道如何编写一封成功的商务电子邮件。

  • 保持你的邮件简短。没有人希望看到一封冗长的电子邮件,所以你需要保持简短和只放重点。
  • 在段落之间放一个空行。这是一种礼貌,因为它使电子邮件更易于阅读。
  • 请勿在电子邮件的正文中使用缩写,如LOL或表情符号。你的电子邮件的语气必须是中立,并且不包括任何冒犯性言论或机密信息。
  • 尽量少用 “大写”、”高度优先 “和 “已读收据”。也要避免在主题行中使用 “紧急 “和 “重要 “这样的字眼。你不想给人一种你咄咄逼人或烦人的印象。
  • 确保你在发送电子邮件之前进行校对,不仅要检查是否有错误,还要看你的想法是否有条理。
  • 在电子邮件中,千万不要未经允许就复制或附加信息。你可能会违反版权法。除非绝对必要,否则发送一个长附件也不是一个好主意。
  • 当你在进行电子邮件邮寄时,请使用密送字段。你名单上的每个人可能不希望其他人知道他们的电子邮件地址。你将会侵犯他们的隐私。另外,如果你把每个人的地址放在收件人栏里,那么每个人都会知道这个消息是发给很多人的。
  • 在内部和外部通信中添加免责声明。这可以保护你的公司免于承担责任。
  • 最后,永远不要转发连锁信件,特别是关于病毒的信件。很多时候,这些信件本身就含有病毒。

回复商务电子邮件

当回复客户时,确保你回答了他们所有的问题,并尝试预测和回答他们可能提出的任何其他问题。只有在必要时才使用 “回复所有人”,并确保所有收件人都能看到。千万不要回复垃圾邮件,因为这让他们知道你的地址处于活跃状态。

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