报告写作技巧 2018-02-04T13:08:34+00:00

报告写作技巧

什么是报告写作,它和写论文有什么不同?报告简明扼要,具有正式的结构。它们通常用于传达项目的结果或成果。相比之下,论文通常用来给导师展示你对某个话题的看法。它们是讨论性的,结构可以由作者自行决定。

写报告的目的是什么?

在你写报告之前,你需要弄清楚你在写报告的人是谁,以及为什么要写报告。当你写报告的时候,要记住听众,想想他们需要知道什么。例如,报告可以是:

  • 公众
  • 学术人员
  • 高级管理人员
  • 客户/客户端

报告通常评估内容、结构、布局、语言和引用。你应该考虑你的报告的重点,例如:

  • 你是在报道一个实验吗?
  • 提供背景资料的目的是什么?
  • 你应该为行动提出建议吗?

报告写作的语言

报告使用清晰而简明的语言,这与论文写作有很大的不同。他们经常被分成几个部分,每个部分都有自己的标题和副标题。这些部分可能包括要点或编号以及更结构化的句子。报告中的段落通常比文章短。

论文和报告都是学术写作的例子。你应该使用语法正确的句子结构,词汇和标点符号。学术写作来自于此,所以你应该避免使用撇号和缩写,比如“it’s”和“can’t”。相反,使用 “it is”和 “could not”。

结构和组织

报告的结构要比文章的结构复杂得多。它们被分成几个部分和子部分,这些部分是用要点或编号进行格式化的。报告结构在不同学科之间有所不同,但最常见的结构包括以下几个方面:

标题页

标题页需要提供总结性描述,简明地说明报告的主题。

摘要(或商业报告的行政摘要)

摘要简要概括了报告的内容、方法、发现和结论。它的目的是让读者在继续阅读之前对报告进行概述,所以最后写这部分是一个好主意。一份行政摘要应概述关键问题和目标,然后讨论主要发现和关键建议。

目录

读者将使用此目录来确定哪些部分与它们最相关。您必须确保内容页正确地表示报告的结构。

介绍

在你的介绍中,你应该包括关于你的研究背景的信息,以及它的目的和目标是什么。你也可以参考其他重要文献;报告应当阐述已经被公布的相关问题/话题,包括其中的任何矛盾性或者有差别性的描述。预计一些报告还将包括一个称为“引用条款”的部分,在该章节中,您将确定谁要求报告,什么是封面,以及它的局限性是什么。

方法

如果你的报告涉及到研究活动,你应该说明那是什么,例如你可能已经面试过客户,组织了一些焦点小组,或者做了一篇文献综述。方法部分应该提供对所使用的材料和程序的准确描述,以便其他人可以复制你所做的实验。

结果/结论

结果/发现部分应该是你的发现的客观总结,可以使用表格、图表或数字来描述最重要的结果和趋势。您不需要尝试为您的结果提供数据支持(这将在讨论部分中具体说明)。

讨论

在讨论中,你将会批判性地评估你的发现。你可能需要重新陈述你的报告旨在证明的内容,以及这是否已经写好。你还应该评估你的发现的准确性和重要性,并展示它是如何与之前的研究相适应的。

结论/建议

你的结论应该总结报告的结果,并为进一步的研究或采取的行动提出建议。你可能还需要包括一份你的研究结果的具体建议清单。

引用

参考资料是您在报告中使用的任何来源的列表。你的报告应该使用你的学校或部门(如哈佛、数字、奥西奥拉等)推荐的标准参考风格。

附录

你应该使用附录来扩展报告正文中提到的要点。如果你有一个或多个项目,它们被称为附录。您可以使用附录提供备份信息,通常是数据或统计信息,但重要的是包含的信息与报告的内容直接相关。附录可以按字母或数字标题,例如附录A,或附录1。他们在你的报告后面出现的顺序是由他们在你的报告正文中提到的顺序决定的。你应该在你的报告的正文中提到你的附录,例如,“查看附录B以分解问卷结果”。不要忘记在内容页中列出附录。